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掌握Excel实用技巧,提升工作效率,快来学习吧

在当今社会,哪个行业能够真正摆脱数据的束缚呢?

从事财务工作的人,每天都要与各种财务报表打交道;

销售领域的从业者,每天睁开眼就要面对销售业绩表的分析;

运营人员更是将数据分析视为日常工作的核心,其频率甚至超过了吃饭;

说来也巧,我正是那个每天沉浸在数据海洋中,制作各类财务报表的财务人员,所制作的表格数量之多,甚至超过了王宝钏十八年所食用的野菜,因此,如果有人声称Excel不重要,我第一个站出来反对。

掌握Excel,不仅能显著提升工作效率,当别人还在埋头苦干时,你一个函数就能轻松解决,从更宏观的角度来看,Excel所展现的是一个人的工作能力,通过精通Excel,升职加薪也并非遥不可及!

在我的职业生涯中,主要做了两件事:因为Excel能力不足而加班制作表格,以及因为Excel能力不足而挑灯夜读学习Excel!

刚入职的第一个月,领导就给我下达了明确的要求,要求我在半年内显著提升Excel水平,包括财务做账、财务报表制作、数据透视图等技能,我当时心想,半年内提升Excel水平应该不是什么难事。

因此,我当时并没有太重视这件事,但在连续加班一个月,多次请教同事Excel技巧却遭到拒绝,许多问题在百度上也找不到满意的答案,一个多月过去了,我的Excel水平毫无进步时,我真正感到了焦虑。

我开始寻找提升Excel水平的方法,在B站上观看了免费的课程,购买过各种工具书,在网上报名了课程,甚至一度考虑报班学习。

总之,我能尝试的方法都尝试了,每天加倍做表,上班做表是为了生活,下班练习做表是为了更好的生活,我都做到这种程度了,Excel水平再不提升,那就真的说不过去了。

提升Excel水平的过程并不像我们想象的那么容易,但一旦提升起来,其带来的快乐也远超我们的预期!

自从我的Excel水平逐渐提高,加班这种劳民伤财的事情逐渐远离了我的生活,我可以在六点下班,五点半就能完成所有工作,但聪明的职场人不会将已经完成的工作提前提交给领导。

我和同事之间的关系也发生了完全的逆转,以前他们对我不理不睬,现在都跑来向我请教问题,我的地位无形中得到了提升,领导的目光也变得更加和蔼。

好了,废话不多说,在这里我将分享我的Excel学习方法,希望能帮助到各位职场新人~

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一、学习Excel的途径

1、excel工具书

很多人学习Excel的第一反应是购买一本工具书,我一开始也买过五六本工具书,但说实话,效果并不理想。

我认为,在工作初期,如果Excel水平短期内无法提升,可以在手边放一本工具书,遇到问题时可以随时查阅,比在百度上搜索要准确和直接。但是,对于一些较难的问题,比如函数嵌套和透视图,基础较差的人通过看书提升速度会比较慢。

2、B站

也有很多人选择通过B站自学Excel,只需搜索Excel相关的关键词,就会有很多免费课程。就我个人在B站上学习了两星期的课程来说,我认为B站更适合学习入门知识,不过课程实在太多,找到一个适合自己的课程真的非常困难。而且,很多课程看完后感觉自己学会了,但一上手操作还是做不出来。

3、网上课程

试了这么多方法都不见成效,我的Excel水平依然没有明显提高,之后我开始考虑网上的付费课程,对比了好几家,最终选择了亮虎Excel课程。听完第一节我就知道自己的选择是正确的,如果早点有这个课程,我之前就费不了那么多劲了!

对Excel的讲解,亮虎绝对是保姆级的,他将每一个操作的原理和技巧都讲得清清楚楚,同时还会进行演示,这样我就能直接看到清晰的操作步骤,这比看书要有效得多。

最让我满意的一点是,亮虎讲的很多技巧都与我的日常工作完全贴合,他举出的实例有些就是我工作中要做的表格,学会了就能直接运用,简直不要太实用,比如我前一天刚学习了函数嵌套,第二天工作的时候就能直接上手使用,效率直接翻倍。

二、提高工作效率的excel技巧

1、快速求总和

以前我都是一个个数据相加,作为财务人员,我知道需要求和的数据有多少,但算到手疼都算不完,现在两步就能搞定!直接选中所有数据,【Alt+=】两步就能完成。

2、隔行填色,一键完成

之前做一个表格时,领导要求在隔一行的地方填上颜色,为了更好地区分数据,我当时根本不知道快捷键,硬生生地一个个“上色”,直接加班到八点。

其实隔行填色只需要点击一个格子,然后按下Ctrl+T,插入表格,就OK啦,十几秒的事情,当初却让我做了半个小时。

3、一键调转表格行列方向

我们手中的表格方向不对,横着和竖着的两个方向反了,这个时候不是我们的脑袋转就是表格转,但每天歪着脖子查数据实在太痛苦了,学会下面的操作,一键转换!

选中表格区域-【复制】,右键单击空白单元格 -【选择性粘贴】-【转置】是不是很简单?有时候这种操作一两下就能完成,百度上说的非得复杂,学也学不会,用也用不好。

Excel要学的东西很多,大家就根据自己的工作内容来选择,比如说用Excel做什么动画,玩游戏这种我觉得没有必要学,徒增负担,只学工作中目前、未来可能会用到的技能就好啦。

4、一次粘贴,动态更新

我们把Excel中的表格、图表等对象复制粘贴到Word里后,大概率还要更新数据,就得修改重新复制粘贴,真的非常麻烦,无形中加大了工作量。

其实我们可以选择性粘贴,把表格、图表粘贴成动态链接的对象。当数据发生变化时,只要打开Word文档,就会看到最新的结果。直接一个快捷键【Ctrl+Alt+V】,学会各种快捷键,快乐你我他。

三、初学Excel的一点建议

第一,Excel的基础操作永远都是第一位的。Excel的定位就是高效办公。学会基础操作,至少能高效搞定90%以上操作。很多基础操作都是office顶级程序员预先设计好的,最最便捷,最最高效的解决问题的办法。比如“筛选”,比如“排序”。

第二,函数学习一定要学好。可以说学好基础,再学好函数,就基本上就是个合格的Excel操作员了。记得我第一次学习函数,特别是VLOOKUP函数的时候,我特别惊讶,原来查找、粘贴需要大半天的工作,现在最多需要五分钟完成。

第三,听课的时候一定要上手练。Excel非常注重上手去做,如果只听课不实操的话,学习效率就比较低,可能很多地方听完一遍,当时记住了,之后很快就又忘了,到时候又得重新去学。所以在听课的时候一定要跟着老师做,慢点也没关系,要保证自己真正学会了才行。

第四,自己多动手练习操作才是王道。只有自己上手感受了,才知道哪里有问题,哪里还没掌握。同时,还会在一定程度上增加自己的学习自信心。练得多了才能更熟练地掌握,同时也能让手形成肌肉记忆,最好是练到把手放在键盘上就知道该怎么去操作。

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总而言之,一定要系统地学习才可能深入彻底地学好Excel,集中一段时间学很快就会有成效!

就说这么多,码字不易,你真的不点个赞吗?