公文处理是职业领域内一项至关重要的工作环节。
要评估一个职场人员处理公文的水平，除了考量文件本身的优劣外，还有一项关键要素往往被忽视，那就是公文流转过程中呈报批转用语是否规范、是否精准、是否恰当。
许多职场人员，即便是资深的领导干部，在职业生涯中始终未能掌握如何准确运用看似简单的批转用语。有些人终其一生仅会使用”阅示”、”审示”、”批示”这几个词汇，甚至连这些词汇在不同情境下的使用时机都混淆不清。
实际上，根据表达意图、应用场景、行为主体以及公文性质等不同因素，批转用语存在”阅示”、”阅改”、”阅知”、”阅研”、”阅处”、”批示”、”批办”、”审示”、”审核”、”审阅”、”审发”、”审议”、”审处”、”研提”、”研办”、”研复”、”核(转)报”、”核示”、”核批”等多种表述方式。
这些用语对于非专业人士而言看似大同小异，但在资深职场人员眼中却有着明确区分，必须根据收文还是发文、阅知性文件还是批办性文件、来文单位与接收单位的关系等具体情况，选择最合适的用语并精确使用。
要实现用语的确切性与适宜性，主要应把握以下四个维度。
在公文处理与流转过程中，不同身份、角色和职责会导致拟定的批转用语有所差异。
通常情况下，在公文呈报审批流程中，相关单位人员可划分为承办人员、分管副职领导、部门正职领导、单位分管副职领导以及单位正职领导五个层级，每个层级都有与其身份、角色和职责相匹配的批转用语。若使用不当，极易造成工作失误。
当使用主体为下级向上级呈文时，主要采用”呈XXX审X”、”X示”等表述。例如审示、审批、审发、审定；阅示、批示、指示、核示等。这些用语表明请领导对文件内容进行审核、对事项进行决策或指示。
当使用主体为上级向下级批文时，则主要使用”请XXX阅X”、”X办”等表述。例如阅办、阅处、阅研，核办、拟办、研办等。这些用语表示指示相关部门或人员具体办理或处理某事项。
当批办对象为同级部门时，通常采用”请审核”、”审阅”、”复核”、”核批”、”核示”、”阅改”等表述。其中”核批”意味着请对方对公文部门拟定的意见进行核实与复核，两个部门共同承担审批责任。
由此可见，不同角色对应不同批转用语，必须明确自身身份与角色定位。例如作为承办人员，使用”请XXX领导阅办”是不恰当的。
所处理的文件大致可分为两大类别。
一类是仅需阅读、了解、知悉或掌握，无需具体办理事项的文件。例如上级下发的通报、政策性文件，下级提交的情况报告、工作备案等。此类文件由承办人员或部门处理后，可用”阅”、”阅知”、”阅示”、”阅酌”等表述。
另一类是需要提出意见、进行具体事项处理或办理的文件。例如上级下发的涉及本单位具体事项的文件，作为单位领导对下属可采用”阅处”、”阅办”、”研办”等批示；若承办事项需领导决策，则对领导应使用”审示”、”审处”、”审批”、”批示”等表述。
收文与发文在批转用语使用上各有侧重。
对于收文，即外部来文，在拟定处理意见后，通常使用”阅X”等表述，如对上级用”阅示”、”阅处”，对下级用”阅研”、”研办”、”研提”等。这表示阅读文件后根据内容进行相应处理。一般不使用”审”字，因为外部来文无需审核审查，主要任务是阅读后处理。
对于本单位或部门起草的文件，对上级可用”审X”等表述，如审示、审发、审定、审批，表示请领导审查文件内容或事项处理意见并签署意见；对下级可用”X办”等表述，如拟办、承办、研办、办理，表示领导指示相关部门或人员具体办理某事项；对平级可用”审核”、”复核”、”阅改”等。
若文件涉及具体或单一事项，可用”核办”、”阅办”、”阅处”、”审处”等表述。
若文件涉及复杂、重大或宏观事项，需多部门共同研究办理，可用”研办”、”阅研”、”研提”、”研复”等表述。
作为承办部门，也可仅拟”呈XXX领导审示”，至于由哪些部门会同办理、呈送哪些领导、如何办理等，可由领导批示决策。领导一般需明确批复，如”请××部门会同××部门研办”。
举例1：下级单位就某事项向上级请示，职能部门收到文件后应提出具体处理建议，连同文件一并呈报上级领导”阅示”。领导需阅读文件并批示是否同意建议或提出处理意见，再批示给相应部门办理。
此时承办人员的拟办意见通常是：”拟……，请××领导阅示”、”建议……，请××领导批示”；上级批复可能是”同意”或提出其他意见，再批示”请XXX部门研办”。
举例2：某部门起草下发至下级单位的文件，完成后应呈报分管领导”审示”。领导审查后签署意见，明确是否发文、是否修改后发文、是否征求意见后发文、是否不发文或呈其他领导审阅后再发文。
此时承办人员的拟办意见通常是：”请XX领导审示”；若送审内容已基本确定，也可写”请××领导审定”。
上级批复可能是”发”、”同意”、”不发”、”缓发”、”修改后重报”、”请××领导阅后发”等。
举例3：上级下发涉及复杂事项的文件，需多部门共同研究办理，拟办意见可仅写”呈××领导审示”或”请××领导批示”，由领导最终决策。
领导批复可能是：”请××部门会同××部门研办”。若文件为指导性、宏观性文件，不涉及具体落实事项，则可批复：”请XX部门、XX部门阅研”或”请XX部门会同××部门研提意见”。