1、 关于收件人/抄送
收件人通常是指邮件正文的直接接收者，他们是对邮件内容负有直接责任或需要采取行动的人员。
抄送则用于通知邮件相关的人员或上级领导，以便他们了解邮件内容并可能提供指导或监督。
在进行邮件往来时，可以适当地使用抄送功能，这样可以及时更新项目进度，并保留邮件往来的证明记录。
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2、 关于落款/签名
Outlook提供了自动落款的功能，用户可以在设置中添加姓名、岗位、电话、邮箱、地址、公司Logo等信息（具体的操作设置步骤请参考图2-3）。
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3、关于标题
* “【】”符号是一个非常实用的强调工具，特别是在需要突出重点或主题时，可以使用黑框形式的“【紧急】”、“【待办】”、“【项目A】”等。
* “–”和“——”符号则非常适合用于解释和区分不同的内容，例如“关于客户A的供应商——优先等级排序清单”。
* 标题应当简短有力，能够高度概括邮件的核心信息。
例如：【紧急】P&Q2022营销方案待确认-20210806
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4、关于正文
如果邮件内容较多，建议使用表格和分点（bullet points）来组织信息，使内容更加清晰易读。
英文落款通常使用“Cheers”和“BRs”交替使用，其中“BRs”较为正式，而“Cheers”则较为轻松，在新西兰和澳大利亚的同事中较为常用，个人感觉使用“Cheers”可以使邮件氛围更加轻松愉快。
中文落款则一般使用“顺祝商祺”。
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5、关于格式️
Outlook的一个便利之处在于其文字编辑功能，与Word类似，格式设置非常重要。通常，我会选择宋体或Times New Roman字体，或者将全文设置为黑体。
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6、关于检查
对于一些重要或表达不够确定的邮件，在发送之前最好请上级进行审阅。
在发送邮件之前，务必仔细阅读，确保没有错别字或遗漏附件。
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7、附件
注意附件的命名规范。
对于文档类附件，建议生成PDF格式进行分享，这样可以确保在不同设备上打开时格式保持一致。
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8、 关于撤回
建议大家在工作邮箱中先发送给私人邮箱，以体验撤回功能，了解撤回的条件以及收件人是否会收到撤回记录。
撤回操作需要尽早进行，一旦收件人已经打开邮件，就无法撤回了。