办文是工作中的一项至关重要的任务。
除了公文本身的质量，办文过程中的呈批用语的规范性、精确性也是一个重要但被忽略的方面。实际上，根据不同的表达意思、使用场合、使用主体和公文性质，呈批用语有诸多不同的表述，如“阅示”、“阅改”、“阅知”、“阅研”、“阅处”、“批示”、“批办”等。
这些用语在外行人看来可能相差无几，但在工作人员眼中，它们之间存在微妙的差别。必须根据收文还是发文、是阅知性公文还是批办性公文、来文单位与本单位的关系等具体情况，选择合适的用语，精准使用。
以下是关于如何选择和使用呈批用语的四个主要方面：
一、根据使用主体的不同身份和职责来区分使用
如果公文是下级呈给上级的，那么主要使用如“审X”、“X示”等用语，表示请求领导进行决策和指示。反之，如果是上级对下属进行批文，则主要使用如“阅X”、“X办”等用语，指示相关部门或人员进行办理。若批办的对象是同级部门，则一般使用如“审核”、“审阅”等用语。
二、根据公文的性质来判断是阅知性公文还是批办性公文
如果公文仅需要阅读、了解、掌握而无需具体办理事项，如上级的情况通报、法规等，一般使用如“阅知”、“阅示”等用语。如果公文需要具体处理或办理，则使用如“研办”、“审示”等用语。
三、根据收到的公文类型来决定如何选用呈批语
收文和发文各有不同的侧重点和使用策略。如果是收到的外部公文，在拟批语时一般使用如“阅X”等词表示阅读文件后的处理或办理意见。如果是本单位起草的公文或发起的事项，对上一般使用如“审X”等词请求领导把关，对下则用如“X办”等词指示下属部门或人员进行办理。
四、考虑公文涉及事项的复杂程度来选择合适的呈批语
如果公文涉及的是比较具体或单一的事项，可以使用如“核办”、“阅处”等用语。若涉及复杂、重大或宏观事项需要多部门协同研究办理时，则应选择如“研办”、“研提”等更为适当的用语。作为承办部门，在面临此类情况时，可以提出初步的“呈XXX领导审示”，具体的办理部门和流程则由领导根据具体情况进行决策和指示。
