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Excel自动筛选超简单快速上手技巧分享

今天,我将向大家介绍一种能够根据单元格输入内容自动展示所需数据的智能下拉菜单制作方法。这种功能在处理大量数据时尤为实用,例如,当我们在下拉菜单中输入”小”字时,系统会自动显示所有包含”小米”型号的相关信息。实现这一功能并不复杂,接下来,让我们一起深入了解具体操作步骤。

为了在Excel中实现这样的智能下拉菜单,我们需要借助三个关键函数。下面,我们先来简单了解一下这三个函数的作用及其参数设置。

1. FIND函数

语法:= FIND(查找目标字符串,被查找的字符串,指定开始查找的位置)

该函数主要用于定位字符串在另一个字符串中的位置。它包含三个参数,其中第三个参数为可选参数。在本例中,我们可以省略第三个参数。

2. IFERROR函数

语法:=IFERROR(需要判断的表达式,如果第一参数产生错误则返回的第二参数)

此函数的作用是避免错误值的显示。当第一参数没有错误时,返回第一参数的值;当第一参数产生错误时,则返回第二参数的值。

3. FILTER函数

语法:=FILTER(要筛选的数据区域,筛选条件,找不到结果时返回的值)

该函数能够根据设定的条件筛选数据。第三个参数为可选参数,在本例中可以省略。

接下来,我们将详细讲解如何使用这些函数来创建智能下拉菜单。首先,我们需要判断型号列中是否存在用户输入的关键字。这可以通过使用FIND函数来实现。如果单元格中包含关键字,FIND函数将返回一个数字;如果单元格中不包含关键字,则会返回#VALUE!错误值。

具体操作中,我们将公式设置为:=FIND($F$2,A2),然后向下拖动填充公式。这里,我们以”荣耀”作为关键字进行测试,在包含”荣耀”的单元格中,公式将显示数字,而在不包含”荣耀”的单元格中,则会显示错误值。

接下来,我们需要区分符合条件与不符合条件的数据区域。为此,我们可以使用IFERROR函数。将公式设置为:=IFERROR(B2*0,1),然后向下拖动填充公式。由于数字乘以0结果为0,所以在包含”荣耀”的单元格中,公式结果为0;而在不包含”荣耀”的单元格中,由于错误值乘以0仍为错误值,IFERROR函数将返回第二参数的值,即1。

现在,我们已经成功区分了满足条件与不满足条件的数据。0代表满足条件,1代表不满足条件。

最后,我们使用FILTER函数筛选出满足条件的结果。将公式设置为:=FILTER(A2:A18,C2:C18=0),这样就能找出所有包含”荣耀”这两个字的型号。

需要注意的是,FILTER函数的使用需要特定的Excel版本支持。在Excel中,最低要求是2021版本;而在WPS中,则需要使用最新版本。

制作下拉菜单的具体步骤如下:首先,点击要制作下拉菜单的单元格,然后进入”数据”功能组,找到”数据验证”选项,将”允许”设置为”序列”。接着,点击筛选结果的第一个单元格(例如D2单元格),输入一个#号,表示引用当前数组。最后,在”出错警告”选项中,取消勾选”输入无效数据时显示出错警告”,点击确定完成设置。

以上就是本次分享的全部内容。这个技巧在实际应用中非常实用,特别是在处理大量下拉选项时,能够帮助我们快速找到所需数据。