根据2025年培训机构退款新规，学员在遇到需要退款的情况时，应首先与培训机构进行直接沟通，明确表达退款诉求，并索要书面退款承诺或协议。若机构在规定时限内（通常为15个工作日）未能给出合理答复或拒绝退款，学员可向当地教育局或消费者协会投诉，请求调解。新规强调，培训机构必须提供明确的退款标准和流程，并确保学员的合法权益不受侵害。
为顺利拿回钱，学员需保留好所有相关证据，如合同、付款凭证、沟通记录等。若通过调解仍无法解决，学员可向法院提起诉讼。此外，新规还要求培训机构设立专门的投诉处理部门，确保学员的问题能够得到及时响应和解决。总之，了解并善用这些新规，将有助于学员在需要退款时顺利拿回自己的钱。