一、目的阐述
为强化资金管理，提升资金运用的效率及效果，特此制定备用金管理制度。该制度旨在规范公司财务部门对于备用金的管理，以满足公司管理部门、采购人员及其他工作人员因出差及日常零星开支而产生的资金需求。
二、适用范围
本规定适用于集团公司及其所有下属控股子公司的备用金借款管理活动。
三、职责分工
3.1 财务部门承担备用金的借出与报销工作。
3.2 各部门需核实本部备用金的借款用途及金额，经主管副总审核并报总经理批准后，交由财务部门处理。
3.3 经办人需认真填写“请（借）款单”，并负责向财务部门申请借款及报账。
四、管理内容与要求
4.1 备用金借款为因特定目的而发生的临时性借款，包括但不限于差旅费、零星购物费用及其他临时性支出。
4.2 公司采购人员、频繁出差或购物的行政部门人员等，根据工作需要可申请备用金。
4.3 因公出差需借支差旅费时，必须由借款人填写“请（借）款单”，注明借款金额，并经部门经理、主管副总经理审核，总经理批准后方可借款。出差归来后需在三日内至财务部报销，逾期未报销者不得再次借款。
4.4 对于零星购物借款，采购部门需提交书面采购计划，经部门经理审核及总经理批准后方可借支。财务部以采购请款单为依据进行借款处理。一般零星购物借款的限额及定额标准需经总经理批准。
4.5 个人因私借款一般不予批准，特殊情况下需经部门经理及总经理审核批准后方可借支。借款人需明确个人用途、承诺还款时间，并按期归还。有未还清借款的员工，不得再次借款，并由部门经理协助追回借款。
4.6 备用金的管理
- 须专款专用，不得私用，损害公司利益。
- 属于部门备用金开支范围的业务，不得向财务部借款。开支后应及账，并补足备用金。备用金需专人保管，经批准后方可使用。各部门需确保备用金使用合理、保管安全。
- 财务部将定期或不定期对各部门备用金的使用及保管情况进行清查。
- 每年末，所有个人借支的备用金必须结清归还。逾期未还的，将从工资中一次性扣除，并取消其再次申请备用金的资格。
- 员工调离或工作变动时，需将个人帐上未结清的备用金业务随工作移交时一并移交给接交人。未及时移交的，财务部将从其新工资中扣除所欠款项。
- 借款人需严格按借款用途使用借款，不得挪作他用。违规者将视情节轻重追究责任。
- 财务部将定期或不定期清理备用金，对逾期未还、未报账者将发送通知并采取相应措施。
4.7 本管理制度自公布之日起正式实施。