在当今的商业环境中，信息流对企业运营的影响力日益凸显。让我们设想一个场景：张三作为某制造企业的销售代表，某日接到一位客户的来电，询问关于一款名为CD50的产品，客户希望了解是否有1000件的现货供应，如果没有，最早的生产交付时间是什么时候。由于张三所在的工厂并未采用ERP系统，他回复客户需要与工厂进一步核实情况后再给予答复。
张三随后通过微信联系了工厂的仓储管理人员，查询CD50产品的当前成品库存量。仓储人员并未立即响应，而是缓慢地打开电脑，在相关报表中进行搜索。最终，他告知张三CD50产品的库存数量仅为500件，并透露后续的入库计划也不明确，建议张三进一步咨询生产计划部门。
张三接着找到了生产计划部门，询问CD50产品近期是否有生产安排。生产计划人员查阅了库存报表，并在另一个文件中核对了原材料数量，告知张三由于原材料不足，下一批原材料的到货预计需要三周时间。此外，他还透露生产线任务繁重，未来两个月内的订单已经排满，即便原材料到货，也无法立即安排生产，除非张三能够获得生产经理的批准，进行插单生产。
在征得生产经理的同意后，张三解释了客户的紧急需求，并请求对方的配合。经过一番沟通，生产经理最终同意在原材料到货后优先安排生产，预计500件产品的制造周期为两个星期。张三对此表示感激，并迅速计算出一个大致的交货日期，随后回复了客户。
为了确定一个交货日期，张三联系了仓储、生产计划以及生产经理等多个部门，却并未实际生成任何订单。这一过程不仅耗时费力，效率低下，也凸显了信息不畅的问题。如果张三的公司采用了ERP系统，他可以直接在系统中查询库存状态、生产计划、原材料到货时间以及产能情况，从而大幅提升工作效率。
1.大型数据库
企业运营中积累了大量的交易数据，例如仓库接收原材料入库时，每一条记录都是一次交易；仓库发货后进行账目扣减，又是一条交易记录。公司每天可能产生上万次交易，这些数据都需要被记录和管理。随着数据量的不断增长，我们需要建立数据库进行分类存储，根据不同的属性将数据存放在相应的表格中，所有表格的集合构成了数据库。
ERP的另一个优势在于减少数据冗余输入。由于所有操作都在同一个数据库中进行，只需输入一次即可，无需在多个表格中重复维护相同信息，这就是单一数据源“Single Source of Truth”的体现。
2.流程标准化
统一数据只是前奏，ERP真正的核心优势在于标准化流程，这是一把双刃剑，用得好能提升企业管理水平，用不好则可能造成资源浪费。
以向供应商下订单为例。在未采用ERP之前，张三公司的采购流程完全依赖手工操作。采购员需要先查看客户需求，减去现有库存和已排产数量，再根据物料清单计算所需物料数量，完成后生成采购订单并发送给供应商。手工下单不仅繁琐，还需要采购员投入大量时间进行计算，并将结果复制到电子表格中，通过电子邮件发送。每个采购员都有自己的一套操作习惯，导致订单频率和时间不一致，缺乏统一标准。对于拥有多家工厂的大型集团而言，这种复杂性更加突出，内部沟通效率低下，因此迫切需要一套标准化的流程来统一操作。ERP正是解决这一问题的最佳工具，它提供了行业最佳实践，用以替代现有的操作模式。
最佳实践是经过许多企业验证的成熟模式，可以复制推广。通过采用最佳实践替代传统流程，企业可以实现标准化。以SAP为例，它采用Schedule Agreement计划协议替代传统手工订单模式。这是一种长期采购协议，通过滚动方式分批交货。这种模式的优势在于，采购方可以节省大量人力成本，采购员无需再花费时间制作订单，同时还能降低库存，因为大订单被拆分为小批量交货，可以随时根据需求进行补货，具有一定的JIT（Just-In-Time）特点。供应方也能更高效地计划和分配资源，库存压力也随之减轻。
Schedule Agreement是标准化的流程，实施ERP后可以彻底改变现有操作模式，提升企业效率和管理水平。然而，如果系统实施失败，员工可能会抱怨“ERP无法运行，毫无用处”。这是标准化流程可能带来的负面影响。当然，经过软件厂商多年的行业经验积累和产品迭代，ERP已经非常成熟，标准化流程适用于大多数企业。所有员工都在同一个数据库中调取实时数据，工作更加便捷，张三也不需要逐一确认库存数量，即可迅速回复客户。
1.上线失败
如果ERP是“万能药”，就不会有“上ERP是找死，不上ERP是等死”的戏言。实施ERP系统存在一定的风险。首先，成本高昂，整个部署过程漫长，通常需要6至12个月，并经过多个阶段的项目实施，最终才能正式上线。如果系统上线后无法正常使用，意味着投入大量资金却一无所获。由于存在许多失败的案例，一些企业宁愿继续使用老旧系统或电子表格，也不愿冒险更换ERP，就是担心一旦失败会带来严重后果。
2.数据的准确性
数据的准确性至关重要，一旦输入错误，将在整个系统中传播。经过系统计算，输出的数据也会出错，形成“垃圾进，垃圾出”的现象。谁来负责数据输入呢？通常是用户，每个人对自己的输入负责，一个人造成的错误很难被他人弥补。普通交易数据尚且如此，关键的主数据问题更加严重。错误的数据会在系统中引发连锁反应，不断扩散。
3.系统宕机
ERP系统存在停机成本，一个小问题就可能导致整个系统无法运行，有些原因甚至难以理解。一旦系统宕机，所有用户都无法访问系统，对生产和交付造成严重影响。ERP厂商不断改进系统，以减少宕机时间和成本，降低连锁反应的风险。
供应链庞大而复杂，涉及多个企业和部门，数据需要在不同组织之间快速、准确地流动，因此需要ERP系统，通过共享数据做出更优决策。信息系统可以帮助供应链管理实现这一目标。