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Excel表格关联神器:一键搞定多表数据同步

最近在网上发现一位网友小D发布的求助帖,详细内容如下:

他希望将一张Excel表格按照户主姓名进行分类,并将每户的数据链接到Word文档中,同时需要将每个户主的成员信息单独生成一个新表格。

要满足这位网友的需求,我们可以借助Word的邮件合并功能,通过这一强大工具,能够轻松实现Excel数据与Word文档的一键批量关联。更便捷的是,当Excel数据源更新时,Word文档会自动同步更新,真正做到省时省力。

在正式操作Word邮件合并功能之前,我们需要对Excel表格的结构和内容进行一些必要的准备工作。

首先,用于邮件合并的数据源表格必须满足几个条件:不能存在合并单元格,表头不能采用多层级的格式,同时表格的第一行需要作为。

目前这个数据源表格存在合并单元格的问题,我们可以使用《Office高效办公秘诀之邮件合并》课程附赠的Enjoyoffice Tools for Excel插件中的“拆分合并单元格”功能,将所有合并单元格逐一取消,并确保数据正确填充。

其次,数据源表格中缺少成员数量统计,我们需要借助COUNTIFS函数来分类统计每户的成员数。COUNTIFS函数是一个多条件计数工具,其语法结构如下:

COUNTIFS(条件范围列1,条件单元格1,条件范围列2,条件单元格2,……)

最后,由于每个户主下可能包含多个家庭成员,这属于一对多的邮件合并场景,因此我们需要在表格中添加一个辅助列,以便区分不同户主的数据。

完成以上步骤后,数据源表格的准备工作就告一段落。接下来,我们将打开Word邮件合并的主文档。在“邮件”选项卡中选择“开始邮件合并-信函”。

随后点击“选择收件人”,从弹出的选项中选择之前准备好的Excel数据源表格。然后依次点击“插入合并域”,将各个数据项目插入到Word文档的相应位置。

如果用户已经订阅了《Office高效办公秘诀之邮件合并》课程,还可以利用Enjoyoffice Tools for Word插件的“表格插入合并域”功能,实现自动批量插入合并域字段。这一过程需要分三次进行:第一次插入的是左右布局的一对一的邮件合并域字段;第二次插入的是底部的上下布局的一对一的邮件合并域字段的第一行数据;第三次插入的是一对多的邮件合并域字段。

最后将光标定位在小计行,点击ET插件中的“域开关-插入求和域代码”,从而完成小计行的统计工作。

此时,用户将看到如预期生成的文档效果:

由于一共有4户数据,因此生成的Word文档包含4个页面。

如果希望将每户的数据保存到独立的Word文档中,可以点击ET插件中的“合并到不同新文档”功能。