初入职场，要学习的东西很多。其中，电子邮件的书写技巧也是办公技能中不可或缺的一部分。对于很多新手来说，电子邮件的书写格式和规范可能并不熟悉。电子邮件不同于短信或即时信息，它更像是一封传统的书信，有着自己的书写格式和规则。那么，你是否已经掌握了这些基本知识呢？
上次我们介绍了邮件的主题、称呼、问候、正文和结尾签名等写作技巧和注意事项。今天，我们将继续深入探讨电子邮件的其他书写技巧和注意事项。
关于附件的处理，如果邮件带有附件，一定要在正文中提醒收件人查看。附件的名称要有意义，尽量概括附件内容。当附件较多时，正文应对附件内容做简要概述。附件数量最好不超过4个，如果附件过多，建议将其打包压缩后再发送，并在正文中说明。
至于邮件的语言选择和汉字编码，只在必要时使用英文邮件。如果对方是外籍人士，应用英文邮件交流；对方如果是其他和地区的华人，也建议使用英文邮件，以避免中文编码问题导致邮件乱码。如果对方使用中文与你交流，回复时也最好使用中文，尊重对方的使用习惯。面对重要或信息密集的邮件时，使用中文表达更为恰当，因为使用英文表达可能出现意思传达不清的情况。在字体和字号方面，中文邮件采用宋体或楷体，英文采用Verdana或Arial字型，字号建议使用五号或10号字。
关于回复技巧，收到邮件后应及时回复，理想的回复时间是在2小时内。如果事情复杂无法及时回复，至少应回复已收到邮件并表示正在处理。出差或休假时，应设置自动回复功能，以免无法及时回应影响工作。回复时应针对性回答，抄入相关问题再附上答案。避免使用过于简单的回复，应充分阐述让对方一次性理解。当交流超过3次仍未达成共识时，应考虑其他交流方式如电话沟通。区分Re和ReAll，只涉及个别人的事情单独回复；若对发件人的问题作出结论性响应，则选择ReAll；若对问题不清楚或有不同意见，应与发件人单独沟通再告知大家。为减少无谓的回复和浪费资源，可在文中指定部分收件人回复或添加特定语句在文末。
在邮件发送方面，要区分To、CC和BCC。To的收件人是主要受理邮件问题的，应予以回应；CC的收件人只需知晓此事，无需回应，但如果他们有建议可以回复；BCC是秘密发送的，收信人不知道BCC的存在。TO和CC中的收件人排列应遵循规则，如按部门或职位等级排列。转发邮件时，要突出信息内容，确保所有收件人需要此信息，并小心转发敏感或信息。
掌握电子邮件的书写技巧和注意事项对于职场新人来说至关重要。通过不断学习和实践，你将逐渐熟悉并熟练运用电子邮件这一重要的办公技能。
