在先前的文章中，我们探讨了Excel排序的基础功能，并给出了一些实用的建议。虽然这些建议能有效引导数据排序的顺利进行，但仍然存在一个未解的问题。Excel在执行排序操作后，仅保存最新的排序结果，而先前的数据排序痕迹则无法找回。这在实际操作中，尤其是在处理大量数据并需要利用排名数据进行进一步分析时，会显得尤为不便。
1. 预置序号列，确保数据初始排序可追溯
虽然预置序号列不能直接解决已出现的问题，但它是一种预防措施，可以在一定程度上减少未来可能出现的混乱。在网络上，关于序号列的讨论和实践应用很多，它被视作一种稳妥的办法。在这里我们将详细讨论何时添加序号列，以及如何更好地利用这一列。
采用明确的编码、编号等有序信息来记录初始数据顺序，是解决这一问题的理想方案。在数据时，应考虑使用如机构编码、学号等具有序列关系的编码、编号信息。按照其序列关系填写数据，既可确保数据的先后次序一目了然，也能有效应对未来可能的数据排序需求。
是否预置序号列取决于数据的初始排序重要性。将序号列的添加作为表格制作的常规步骤，其益处往往远大于潜在的不便。从长远角度看，将预置序号列培养成一种良好的表格制作习惯也未尝不可。
2. 便捷获取数据排名
数据分析的基础和依据就是获取并正确理解数据的排序结果。在数据分析过程中，从不同维度对数据进行排名、分组、分析以及归纳是常见操作，这有助于发现规律和解决问题。
当需要对排序结果进行分组时，通常会依据排名的顺序进行，如前20名一组、后30名一组或50名以后归为一组等。但由于Excel在排序过程中不记录排名信息，获取分组数据往往是一项繁琐的工作，需要进行行号的加减计算甚至人工计数。
为此，我们提供一种解决方案：在表格末尾增加一个排名列。无论对哪一列进行排序，无论升序还是降序，这个排名列都能自动记录当前排序的排名和次序。其原理是，在固定的位置开始显示第一行的排名，从1开始依次递增。如果第一行数据的行号不是从1开始，只需在公式中添加相应的偏移量进行调整。
如图所示（红线圈出部分为示例），N7单元格的公式为“=ROW()-6”，这是因为数据是从第7行开始的，所以需要减去6作为偏移量。通过拖动和填充公式，即可实现整个表格的排名自动化。
上图展示了按“本月金额”降序排序的结果和相应的排名列变化。也展示了按“上月销售数量”升序排序的结果和排名列的相应更新。
通过增加排名列，我们可以更轻松地获取排名数据，只需根据名次直接选择对应数据即可。