【阐释】 公文写作的语言运用具有显著的特殊性，其风格必须符合庄重、平实、典雅的标准，这一特点构成了公文语言区别于普通文章和文学创作语言的核心要素。公文之所以对语言表达提出如此严格的要求，根本原因在于其独特的功能定位。作为国家机关、企事业单位实施政策指令、协调工作部署、传递信息资讯、促进公务活动高效运转的关键载体，公文具有不可替代的政策导向性、法定权威性以及现实指导效能，因此其语言表达必须在确保准确性和简洁性的基础上，着力体现庄重性、朴实性和规范性。“庄重”意味着严肃郑重，它反映了党和国家处理公务时所持的严谨立场和庄穆态度在文书中的具体化。“平实”强调言之有物、言之有据，语言应当质朴自然，摒弃浮华雕琢，确保信息传递的真实可靠，避免使用晦涩难懂或模棱两可的表达，以便于收文者准确理解公文内涵。“典雅”则要求全文语言风格端正得体，既展现一定的文采又不失庄重，对于文学性的描绘语言和过于华丽的辞藻应尽量减少使用。
那么，如何确保公文语言达到庄重、平实、典雅的标准呢？
首先，应恰当运用文言词汇和文言句式。在现代公文写作中，文言元素的使用频率较高，这些表达方式能够显著提升语言表达的精炼度和正式感，增强文书的表达效果。例如“若干”“此复”“收悉”“贵（单位）”“为荷”“兹……”“业经”“即予”“妥否”“凡……者”“请予”等词汇和句式，不胜枚举。这些文言成分的应用，为公文赋予了古朴典雅的色彩。
其次，应采用规范的书面语体，避免使用口语和俗语。书面语和口语作为两种重要的语言形式，各有其独特的适用场景和表达优势。口语往往给人亲切自然的感觉，而书面语则更显得庄重正式。正因如此，公文中的语言应当是标准化的书面语，不宜混入口语和俗语。即便是同一概念，书面语和口语的表述也应有所区分。例如“钱——资金或现金、经费、款项”“做小买卖的——商人”“媳妇——妻子”“奶奶——祖母”“上西天——逝世”“干活——从事劳动”“吃饭——用餐”等对应概念，在公文写作中必须选用规范的书面语，而不得使用口语化表达。若使用口语，不仅不符合规范，还会损害公文的庄重性，与公文文体特征和要求产生冲突。
第三，必须使用通用的标准语言，避免方言土语和表意含糊的网络流行语。公文中的语言必须是现代汉语的规范用语，对于大多数人难以理解的方言土语应尽量避免使用。例如北方方言中的“脑壳”（头）、粤方言中的“马蹄”（荸荠）、“番枧”（肥皂）、湘方言中的“里手”（内行）；以及特定地域的土语，如东北的“老屯”“头晌”“一摸黑”“乍起根”、天津的“小玩闹”“爷们”“大铜壶”“二百五”“楞子”“吃二磨”、山东的“小力把”“丫”、河北的“伙计”、广东的“打的”，以及近年来流行的拼音数字化、半文半白、含义模糊的网络用语，如“拼爹”“吐槽”“伤不起”“酱紫”“HOLD住”“有木有”“高大上”“白富美”“喜大普奔”“颜值”“小鲜肉”“抖音”“娘炮”等，均不应出现在公文中。因为这些语言会阻碍公文信息的准确传达，容易引发误解或误用，同时也会降低公文的庄重感。
第四，要力避虚饰，注重事实陈述，多采用叙述性和说明性语言，避免使用描绘性和抒情性语言。公文写作强调“直书其事”，以朴实无华的文字清晰交代事项即可，绝不能随意渲染、夸张或堆砌辞藻，滥用文学性语言。公文所使用的语言通常不带有强烈的情感色彩，语调较为平缓，多为抽象的、理性的表达，体现为一种“理性”，而文学语言则表现为一种“感性”。公文的用词应质朴诚恳、实事求是，使用平实、浅显、易懂的词汇。不追求华丽辞藻，避免过度修饰，防止形式主义的修辞手法。如果公文语言过于华丽，大量使用过度的形容词或其他修饰成分，以及各种不恰当的修辞方法，不仅会破坏公文的文体风格，影响公文内容的表达，还会造成浮夸藻饰，给人以虚假、空泛的印象。例如，“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢！……”这篇讲话稿连续使用了三个排比句，显得刻意而失真。特别是多个“最最最”的连用，更是言过其实。而“热血沸腾”“汹涌澎湃”等华丽词语不仅是一种冗余，而且与内容关联不大。这些都是将文学语言引入公文，导致所表达事物显得虚浮不实，读后容易产生虚假感，也显得不够庄重。
这些公文用语的基本规范，在实践中由于许多人特别是初学者未能及时理解和掌握，因此拟制的文件往往不符合要求，甚至需要领导大幅修改，这种情况也就难以避免。