我们在很多公司里面呢,发现了一些相同的问题,比如说啊,整个内控做的不到位,跑冒滴漏严重,老板很着急,但是呢,只有老板一个人着急,所有的人都不着急啊,我们发现呢,公司里面只有老板一个人说了算,谁说了都不算啊,啊那大家都不承担责任,最后就是老板一个人承担责任,这样的情况在很多企业里面极为普遍。那这样的现象,它的背后是什么。我们在咨询过程当中常常会发现,出现这种情况背后往往有一个重要的共同点是这个公司缺少流程管理。
其实我们觉得对大部分的中小企业来讲,我们所谓的搞管理啊,所谓的搞管理其中有一个重要的抓手。
也是一个重要的挑战就是流程管理,所以我今天想跟大家来聊一聊啊,我们所认知的流程和流程管理,那首先什么叫做流程啊,流程和流程管理呢?它是风险管理和内部控制的关键。那么流程管理呢?它有三个重要的关键点。第一个关键点是找到最重要的审核要点就是一件事情。这件事情要做好,哪些点是最重要的?这叫做关键的审核要点。
那么第二个找到对应的审核岗位,就比如说这个事儿把这个事儿要干好,有五个点最重要,那这五个点分别是谁来负责任,谁来盯?谁来审核,谁来把关啊,找到对应的审核岗位,那么第三个确定清晰的审核标准,每一个人在审这个点的时候,他有一个工作标准,那不能够主观意愿,我喜欢怎样就怎样,我觉得谁顺眼就顺眼,那肯定不行,你是要有标准,这个标准是什么?这三个点如果都明确了,你的流程管理才做到位的,所以大家看流程管理其实并不是一个很神秘的东西,在公司里面所有最重要的业务都应该把流程管理打好啊。
我举一个最最简单的、容易听明白的东西就是这笔钱该不该花。你看这是一个,非常关键的,在企业里面也最常见到的一个决定,就是这笔钱该不该花,很多这个企业做到一定程度,老总其实是心里很忐忑的,这笔钱该不该我他也不知道啊,那怎么样能够来判断,这就是流程管理出了问题。要决定这笔钱该不该花,应该怎么来定流程,我们用刚才的三个标准来过一下,第一个决定这笔钱该不该花的关键审核点是什么?我觉得有四个点。
第一个点叫做你有没有预算、计划和目标,就这笔钱该不该花,首先看他在不在我们既定的目标和预算里面,如果属于基本上就认定为他该法,如果不属于,那就要具体问题具体分析,那就要谨慎了啊,因为这叫超预算支出嘛,这是第一个点,第二个点呢,是必要性啊,这这个东西跟我们经营有没有直接关系,是不是眼前必须要做的,第三个点呢,真实性那那那这是不是底下人捏造的一个支出?是不是我们内控出问题,第四个合理性,所以这几个点是关键的审核要点,那么第二个怎么样找到对应的审核岗位?谁来判断刚才的这些点,比如说当事人你发起人就是当事人啊,第二个分管的领导啊,第三个合约部门啊,第四个财务部门。
再比如说最后总经理或者老板,那个老板他是拥有最终的否否决权,老板最后来决定这个钱该不该花,但如果前面的流程出了问题的话,就是把所有责任推给老板,就会出问题。所以说呢,老板,我们在很多公司里面看到,老板最后来签这个字,并不代表老板来负最后所有的责任,老板要负责所有的审核,这其实是错的,在前边的所有流程当中,如果基本上没有问题,到了老板这里,其实更多的是走行事,而不是把所有的责任推给老板。
这是一件糟糕的事情。
那么第三个确定清晰的审核标准啊,比如说这个首先我们从预算计划的角度来讲,那你在不在预算范围内啊,这笔钱在不在预算范围内,这就是审核标准,再比如说啊,那这个这个他是不是真实合理,那要看证据链,证据链是什么,合同付款发票,相关证据啊,再比如说这个啊,审核过程当中啊,那么这些岗位是不是一种不相融的岗位设置啊,他们相互之间有没有毛病,相互之间会不会串通这些东西呢?就是清晰的审核标准。
所以做好了这三点流程才能做好,我再重复一下啊,第一个找到每件事情的关键审核点,第二件事情给每个审核点找到一个对应的岗位来负责,第三个确定每一个审核的明晰的标准,这三点做好这个流程管理才能做好啊。那么对于大多数的中小企业来讲,我们更多的谈管理,谈繁琐的管理是没有意义的,在所有的管理里面最重要的抓手。我觉得就是流程关啊,那么能不能够把核心公司核心经营流程的这个管理能够做好梳理,做好明确啊,做好界定,我觉得呢,是这个企业管理能不能做好最重要的我们要看的东西。